Uređivanje teksta i skeniranje

Uklanjanje suvišnih informacija iz Microsoft office dokumenata

Uklanjanje suvišnih informacija iz Microsoft office dokumenata

U Microsoft Office dokumentima koje dobijamo sa interneta ili od prijatelja, često nas iritiraju informacije koje smatramo suvišnim delovima knjige, časopisa i sl.
Ovde pre svega mislimo na brojeve stranica, zaglavlja i podnožja.
Ukoliko nisu uklonjene, pomenute stavke ćemo zapaziti na svakoj stranici.
Čitači ekrana Zaglavlja, podnožja i brojeve stranica izgovaraju u slučaju da ih neko ranije nije obrisao u samom dokumentu, ili prilikom konverzije dokumenta iz jednog u drugi format.

Zaglavlja, podnožja i brojevi stranica znače stručnim licima, a većinu prosečnih čitalaca prilično nerviraju.
Ove informacije se u Microsoft Office 2010 i 2013 mogu ukloniti automatski.
Isto važi i za nevidljive delove dokumenta, za ono što je skriveno, kao i za lične podatke tipa vašeg imena, datuma nastanka i veličine dokumenta.

Skrivene delove dokumenta nije moguće ukloniti samo iz zaštićenih dokumenata, tj. protected view documents. alatka uz pomoć koje se pomenute stavke mogu ukloniti, nosi naziv: Document Inspector.
nalazi se u Microsoft Wordu, Microsoft Excelu i Microsoft PowerPointu.

  1. Iz microsoft Excela uklanja:
    1. komentare i napomene
    2. svojstva dokumenta
    3. lične podatke
    4. zaglavlja i podnožja
    5. skrivene znakove i redove
    6. skrivene radne listove
    7. nevidljivi sadržaj
  2. Iz Microsoft PowerPoint dokumenata uklanja:
    1. komentare i napomene
    2. svojstva dokumenta
    3. lične podatke
    4. nevidljivi sadržaj
    5. napomene o PowerPoint prezentacijama
  3. Iz Microsoft worda uklanja:
    1. komentare, revizije dokumenta, verzije i napomene
    2. lične podatke i svojstva dokumenta
    3. uobičajene xml podatke
    4. zaglavlja, podnožja i vodene žigove
    5. nevidljivi sadržaj
    6. skriveni tekst

    S obzirom na činjenicu da je Microsoft word među nama najčešće korišćena Microsoft office komponenta, na njegovom primeru ćemo pokazati kako funkcioniše document inspector.

    1. Pronađite dokument iz koga želite da uklonite podatke koje ne želite u buduće da susrećete i čitate u tom dokumentu.
    2. Tastaturnom prečicom ctrl+c kopirajte željeni dokument i sa prečicom ctrl+v tu kopiju zalepite na mesto sa koga ćete je izmeniti.
    3. U osetljivim slučajevima, nikada ne obrađujte original, jer ako original oštetite i sačuvate promene, posle najverovatnije više nema povratka, a ukoliko to uradite sa kopijom, od originala ćete napraviti novu kopiju i ispraviti moguće greške).
    4. Dokument otvorite pritiskom tastera enter.
    5. Sačekajte nekoliko trenutaka i kada čujete da čitač ekrana izgovara: Print view, tj. Kompaktni prikaz, pritisnite tastaturnu prečicu alt+f, a zatim odmah slovo i kako biste pozvali i aktivirali info tab.
    6. Potom četiri puta pritisnite taster tab.
    7. Tada će vam čitač ekrana na engleskom jeziku pročitati da ćete, ukoliko aktivirate check for issues opciju, moći da izmenite informacije o dokumentu, da upravljate zaglavljima, podnožjima i sl.<
    8. Pošto najzad čujete: Check for issues sub menu, pritisnite razmak, a zatim još jednom razmak, ili slovo i kako biste aktivirali opciju: Inspect document.
    9. Nakon prvog aktiviranja ove opcije, Document inspector će vas zapitati da li želite da sačuvate originalni dokument.
      Vi pronađite opciju Yes ili No, u zavisnosti od toga šta vam odgovara i pritisnite razmak.
    10. Sada pritiskom na taster tab i šetanjem po opcijama ove zanimljive alatke, razmakom možete čekirati ili dečekirati opcije koje želite, odnosno, ne želite da uklonite.
    11. Po zadatim vrednostima su sve opcije čekirane, a vi možete dečekirati ono što biste da ostane u vašem dokumentu.
      Reč je o opcijama koje smo ukratko preveli kada smo nabrajali šta sve Document inspector može da ukloni, pa ih u ovom delu teksta nećemo ponavljati.
    12. Pošto ste odlučili šta će inspector skenirati, tasterom tab pronađite opciju: Inspect button, ili pritisnite tastaturnu prečicu alt+i.
    13. Sačekajte nekoliko trenutaka da alatka završi skeniranje, pa kada vam se pojavi close dugme, tasterom tab prošetajte po opcijama ponuđenim za uklanjanje. u našem slučaju se radi o sledećim opcijama:
      1. Remove all document properties and personal information button
      2. Remove all headers, footers and watermarks button
    14. Mi smo se odlučili za uklanjanje svega ponuđenog, pa ćemo svaku od ovih opcija aktivirati pritiskom tastera razmak, što ćete i vi učiniti sa opcijama za koje se odlučite.
    15. Zatim će vam biti ponuđene dve opcije: Close button i reinspect button.
      (Close da zatvorite alatku, a reinspect da ponovo skenirate dokument, ukoliko smatrate da je nešto propušteno)
    16. Željenu opciju ćete aktivirati razmakom.
    17. Na kraju možete proveriti kako izgleda novo stanje vašeg rada, pa pritiskom tastaturne prečice ctrl+s ili aktiviranjem opcije Yes nakon izlaska iz dokumenta, sačuvati promene, a aktiviranjem opcije No možete odustati od promena.

    Srećan rad svima kojima je mučno ručno uklanjanje svega što u svojim dokumentima smatraju suvišnim.